(openPR) Dachau, 16. März 2006
Die Dachauer Unternehmensberatung SofTrust Consulting bietet die Definition von E-Mail Policies als Dienstleistung an. Aufbauend auf einem Rahmenwerk erstellt SofTrust Regeln, die auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind. Gemeinsam mit den Unternehmensverantwortlichen und Schlüsselnutzern werden Risiken, Bedarfe und Effizienzpotenziale erhoben und in die Policy eingearbeitet.
Regelungen, die die Email-Nutzung betreffen, werden in Unternehmen oft an vielen unterschiedlichen Orten gepflegt. Ein Teil davon findet sich in Anlagen zu Arbeitsverträgen wieder, ein anderer in Prozessbeschreibungen und wieder andere verteilt über Intranets und Memos in vielfältigen Richtlinien. Die IT steht dann vor der oft unlösbaren Aufgabe, all diese Regeln zu kennen und umzusetzen. „Oft widersprechen sich diese Richtlinien sogar“, so Wolfgang Schur, Partner bei SofTrust Consulting. „Im Ernstfall kann das Unternehmen damit nicht nachweisen, klare Regelungen getroffen zu haben.“
Die Notwendigkeit für klare Richtlinien ergibt sich aus rechtlichen und wirtschaftlichen Überlegungen. Inzwischen ist die E-Mail-Nutzung der Mitarbeiter für Unternehmen sowohl eine Effizienzfalle als auch ein sehr hohes rechtliches Risiko.
SofTrust geht nach einem klaren Prozess vor: Bestehende Regelungen werden aufgenommen und auf ihre Konsistenz hin analysiert. Dann wird an repräsentativen Standorten ein Check durchgeführt, der die Einhaltung dieser Regelungen, typische Nutzerprofile und Probleme der Anwender mit der Nutzung von E-Mail aufnimmt. Schließlich untersucht SofTrust, ob und wie die IT bestehende Regeln technisch umgesetzt hat.
In einem zweiten Schritt wird eine konsistente Policy definiert, die mit Verantwortlichen der betroffenen Bereiche (unter anderem Geschäftsführung, Risk Management, Personalabteilung und IT) abgesprochen und verabschiedet wird. Abschließend begleitet SofTrust die IT bei der Umsetzung technischer Maßnahmen und hilft bei der Kommunikation der Policy im Unternehmen.
Unternehmen haben mit einem E-Mail Regelwerk eine Grundlage für schlüssige Kommunikation, Mitarbeitervereinbarungen und technische Maßnahmen. Falls sich zukünftig zum Beispiel rechtliche Rahmenbedingungen ändern, kann das an einer zentralen Stelle eingearbeitet und von dort aus in die betroffenen Bereiche weitergeleitet werden.
Zu SofTrust Consulting
SofTrust Consulting ist eine in Dachau ansässige Unternehmensberatung mit dem Schwerpunkt Software- und Mitarbeiterproduktivität. Beratung und Schulung zum Thema E-Mail gehören seit 2001 zum Leistungsangebot. Der in dieser Zeit herausgearbeitete Vorsprung verschafft SofTrust eine hervorragende Ausgangslage für weiteres Wachstum auf diesem Markt.
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