(openPR) In Zeiten des harten Preiskampfes ist es wichtig, genau zu wissen wo das untere Preislimit des eigenen Angebotes liegen kann. Die spätere Umsetzung eines Projektes birgt noch genügend unvorhersehbare Risiken in sich. Doch wie kommt man zu einer möglichst genauen Aufwandsschätzung für ein neues Projekt? Wie können Risiken einkalkuliert werden? Die Lösung liegt in den Techniken des Projektmanagements.
Projektmanagement als Kostenfalle: Viele Unternehmen, die sich näher mit den Vorgehensweisen des Projektmanagements beschäftigt haben, sind zu dem Schluss gekommen, dass Projektmanagement lediglich hohe Kosten verursacht. Betrachtet man manche Methoden des Projektmanagements einmal näher, so sind die Ergebnisse, die sie liefern zwar interessant, aber für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) aufgrund des hohen Aufwands nicht umzusetzen. Die Frage lautet also: Wie findet man den richtigen Weg, um den größtmöglichen Nutzen aus den Methoden des Projektmanagements zu ziehen, ohne jedoch die Kosten für Planung und Datenerfassung maßlos in die Höhe zu treiben? Wie findet man das richtige Kosten-Nutzen-Verhältnis?
Der Ansatz: Gehen wir einmal davon aus, dass der Aspekt der Qualität in einem Unternehmen gleichbleibend ist, da sich die Mitarbeiter der Wichtigkeit Ihrer Aufgaben bewusst sind, so können wir grundsätzlich drei Komponenten definieren, deren Planung unumgänglich ist: Material, Zeiteinsatz und Termine! Von diesen drei Komponenten ist wahrscheinlich das Material am einfachsten zu planen. Ein Fachmann kann aufgrund seiner großen Erfahrung sehr gut abschätzen, wie viel Material benötigt wird, wieviel Verschleiß anfallen wird usw. Werden die Materialkosten den Erlösen gegenübergestellt, hat man Zahlen, die es ermöglichen, das Projekt unter diesem Gesichtspunkt zu beurteilen. Dieser Bereich des Projektes wird meistens durch ein Warenwirtschaftssystem oder ander Unternehmenssoftware abgedeckt.
Die zweite Komponente - der Zeiteinsatz - ist hier schon etwas schwieriger abzuschätzen. Hier gilt es zunächst festzustellen, wer der Aufgabe überhaupt gewachsen ist, welche Auslastung dieser Mitarbeiter durch andere Projekte mitbringt und viele weitere Kriterien, die individuell berücksichtigt werden müssen. Wer hier versucht ohne ein Minimum an Planung auszukommen, kann zwar das Projekt ebenfalls mit Erfolg abschließen, allerdings hängt dies - wie die Erfahrung zeigt - meistens von einigen Mitarbeitern ab, die motiviert und flexibel alle entstehenden Engpässe und Probleme abfangen. Scheidet ein solcher Mitarbeiter aus, steht das Unternehmen oft vor einem Problem.
Die Aufteilung des Projektes in eine grobe Struktur von auszuführenden Aufgaben sowie die Schätzung des Aufwandes für diese Aufgaben schafft Abhilfe. Kombiniert mit einer aufgabenbezogenen Zeiterfassung kann später das Ergebnis von Planung und Aufwand gegenübergestellt werden. Tendenzen können frühzeitig erkannt werden und das Unternehmen kann darauf reagieren.
Nun zur dritten Komponente: Der Terminplanung! Zwei Informationen sind wichtig um eine Terminplanung durchführen zu können: Die Festlegung von Terminen sowie die regelmäßige Abfrage des Fertigstellungsgrades bezogen auf die Aufgaben. Daraus ergibt sich der noch anstehende Aufwand. Werden diese Daten regelmäßig gepflegt, so ist die Pflege von terminlichen Änderungen an Projekten nicht mehr mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden.
Ohne Unterstützung durch eine entsprechende Software wird die Planung des Zeiteinsatzes und die Terminplanung zu einem Kampf gegen Windmühlen, insbesondere dann, wenn auch noch mehrere Projekte paralell vorangetrieben werden müssen (Multiprojektmanagement). Abhilfe schaffen Lösungen, die zentral auf einem Webserver betrieben werden können. Die Anwender haben Zugang zu der Software, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Voraussetzung ist lediglich ein vorhandener Internetzugang. didac-pro bietet solche Online-Projektmanagement-Lösungen an. Die Kosten beginnen bei 5,95 Euro monatlich für den Speicherplatz im Web (Webhostingpaket) und werden lediglich durch den vorhandenen Speicherplatz begrenzt. Damit sich der Anwender / Entscheider in die Thematik einarbeiten kann, werden ab Juli 2006 vierstündige Workshops durchgeführt, in denen dieses Konzept anhand einer Online-Projektmanagement-Lösung vorgestellt und geschult wird. Da der Workshop online durchgeführt wird, ist eine Teilnahme vom Arbeitsplatz oder Home-Office möglich. Voraussetzung ist lediglich ein Internetzugang. Die Kosten für eine vierstündige Schulung belaufen sich auf: 59 Euro pro Teilnehmer. Weitere Informationen zu Projektmanagement-Lösungen und Workshops finden sich auf didac-pro.de.
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